AUFTRAGSABWICKLUNG

Konzentration auf Kernpozesse - Alberto Canova

Sie haben also eine Tochtergesellschaft oder Zweigniederlassung im Zielland gegründet, um Ihren Markt besser bedienen zu können, und möchten dabei die Kontrolle über den gesamten Prozess behalten? Nehmen wir an, dass die Hauptaufgabe der NewCo darin besteht, Ihre Produkte im Land der Gründung der Filiale zu vertreiben. Wir gehen auch davon aus, dass Sie sich – mit Bedacht – für das Outsourcing aller Nicht-Kern-Geschäftsprozesse entschieden haben.

Wie wird das Management Ihrer Aufträge funktionieren? Was sollten Sie in Ihrer Zentrale erledigen und was Ihr neuer Service-Provider in Outsourcing und die Mitarbeiter im Zielland? Und wie sollten diese Aufgaben ausgeführt werden?

Klare Vereinbarungen

Bevor wir auf die technischen Aspekte der Auftragsabwicklung eingehen, ist es wichtig zu betonen, dass Sie mit Ihrem lokalen Service-Provider genau abklären müssen, was seine Aufgaben sind, wie sie ausgeführt werden sollen und was ihr Preis ist. Wenn Sie einen erfahrenen Outsourcing-Partner – wie InterGest – einsetzen wird er Ihnen zuerst mehrere Dokumente vorlegen, die Ihnen und dem lokalen Dienstleister helfen, die jeweiligen Aufgaben und Phasen korrekt und zur Zufriedenheit aller auszuführen. Es wird daher sicherlich auch einen Dienstleistungsvertrag geben, in dem die Aufgaben und Preise sowie die Allgemeinen Vertragsbedingungen festgelegt sind. Darüber hinaus Unternehmenspräsenz vor Ort wird es auch Verfahrensanweisungen geben, die näher beschreiben, wie und wann bestimmte Aufgaben von wem ausgeführt werden sollen. Natürlich wird sich dieses Dokument im Laufe der Zeit ändern und am Anfang eher ein Entwurf sein, denn nur durch die Arbeit kann man den optimalen Prozess feinabstimmen.

Prozesse, die zum 2 Kerngeschäft gehören

Bei einer kommerziellen Tochtergesellschaft (die Ihre Produkte verkauft) ist das einzige Core-Business der Verkaufsprozess selbst, d. h. jener Teil, der sich auf das Management der Geschäftsbeziehungen und das Vertrauen zu Ihren Kunden bezieht. Daher ist es für Ihre kaufmännischen Mitarbeiter wichtig, diesen Prozess umfassend und
in enger Abstimmung mit der Muttergesellschaft zu steuern. Bei der Eröffnung und Führung einer Vertriebsniederlassung im Ausland müssen Sie die Prozesse identifizieren, deren Kontrolle zentralisiert bleiben muss.

Häufig wird der Verkaufsprozess durch das gleiche EDV-System wie in der Muttergesellschaft unterstützt sein, so dass es möglich ist, die Daten über die Kunden, die Besuche bei ihnen, ihre Präferenzen und die beim Verkauf angesetzten Bedingungen auf einem einzigen System zu verwalten.

Während es für die Buchhaltung möglich – und manchmal viel bequemer – ist, sich ganz auf einen Dienstleister zu verlassen, der mit lokaler Software arbeitet, die gut in die Jahresabschlüsse und die Steuererklärungen integriert ist, sollte bei der Verwaltung der Verkaufsphasen bis hin zu Bestellungen, Auftragsbestätigungen und Warenlieferungen,
der Vorteil des Zentralsystems der Muttergesellschaft genutzt werden, in dem alle diese Prozesse verwaltet werden können. Dieser Vorteil ist enorm, nicht nur wenn es eine zentrale Produktion oder ein zentrales Lager gibt, über das alle Verkäufe abgewickelt werden müssen, sondern weil dieses System auch alle Verkaufsinformationen sammelt, um bestimmte Nicht-Kernphasen (z. B. die Logistik) durch Dritte ausführen zu lassen.

Versuchen Sie daher, den Kernprozess Verkauf nach Möglichkeit auf Ihrem Computersystem aufrechtzuerhalten, auch wenn die Anfangsinvestition relativ hoch sein kann. Sie wird es wert sein.

Eine Empfehlung: Den Verkaufsprozess zentral zu halten bedeutet nicht, dass er nicht an die lokalen Gegebenheiten und Vorschriften angepasst werden sollte: Ein typisches Beispiel sind die „Allgemeinen Verkaufsbedingungen“. Sie müssen immer, ausgehend von den bei der Muttergesellschaft geltenden Bedingungen, sorgfältig an den lokalen Markt angepasst werden, um bei Ihren Kunden rechtlich gültig und effektiv zu sein!

Prozesse, die nicht 3 zum Kerngeschäft gehören

Paradoxerweise sind Buchhaltung, Inkasso, Rechnungslegung, Jahresabschlüsse, Erklärungen, aber auch das Personalmanagement (administrativer Teil) nicht als Kerngeschäftsprozesse für ein Tochterunternehmen oder eine Filiale anzusehen. Aufgrund der lokalen Besonderheiten werden sie viel effizienter und lokalisierter (Business is local!) von Ihrem Partner im Outsourcing- Management durchgeführt. Sehen wir uns die Bereiche kurz an:

  • Die Buchhaltung
  • Bis auf wenige Ausnahmen müssen die Konten nach den lokalen GAAP geführt werden, d. h. sie müssen den lokalen Rechnungslegungsstandards entsprechen und für die Verwaltung der Besonderheiten des lokalen Kontextes, wie z. B. der lokalen Währung, des Mehrwertsteuer-systems, etwaiger spezieller Quellensteuern usw., geeignet sein. Dieser Prozess ist in der Regel auf bereits lokalisierten Systemen besser und kostengünstiger verwaltet. Es ist jedoch möglich – und für Geschäfte einer gewissen Größenordnung auch ratsam –, auch auf dem zentralisierten System der Muttergesellschaft die Einzelabschlüsse der ausländischen Gesellschaft zu erstellen, indem alle lokalen Besonderheiten mithilfe Ihres Softwareexperten im Stammhaus und der Berater Ihrer Tochtergesellschaft vor Ort in das System eingebunden werden. In diesem Fall ist es dann möglich, Ihren Service-Provider in Outsourcing direkt auf Ihrem System zu haben, was bei der Konsolidierung der Daten der Niederlassung mit denen der Muttergesellschaft Zeit und
    Schwierigkeiten spart.

  • Inkasso und Kreditverwaltung
  • Dieser Prozess folgt ebenfalls den Regeln und Gepflogenheiten des Bestimmungslandes. Er kann von einem Service-Provider in Outsourcing, aber auch zentralisiert verwaltet werden, bis hin zur Factoring-Infra-Gruppe, die in vielen Ländern zugelassen ist, wodurch es der Muttergesellschaft möglich ist, die Verkäufe der Tochtergesellschaft direkt einzuziehen und die Finanzen zentral zu verwalten.
    Achtung: Die Zahlungsbedingungen und rechtlichen Verfahren zur Einziehung eines Lieferguthabens sind von Land zu Land sehr unterschiedlich, so dass es immer notwendig sein wird, nach den örtlichen Vorschriften vorzugehen, wenn eine Zahlung von einem Ihrer Kunden nicht erfolgt ist!

  • Rechnungslegung, Jahresabschlüsse und Steuererklärungen
  • Wenn die Konten auf lokalen Systemen verwaltet werden, ist ein periodisches Reporting erforderlich, damit Sie die konzerninternen Daten konsolidieren können. Heute ist auch der automatische OvernightAustausch aller Buchhaltungsdaten weit verbreitet, um ein zentrales Gesamtbild der Buchungen der Tochtergesellschaft zu erhalten. Bei Jahresabschlüssen und Steuererklärungen als Abschlussereignisse und periodischen Ereignissen wie etwa bei den Umsatzsteuer-Voranmeldungen der gewerblichen Tätigkeit ist folgendes zu beachten: Der Jahresabschluss folgt in der Regel bis auf wenige
    Ausnahmen den lokalen Rechnungslegungsstandards und hat in Bezug auf die Begleitdokumente, wie Lagebericht oder der Anhang zur Bilanz, von Land zu Land ein sehr unterschiedliches Aussehen. Auch der Prozess der Genehmigung des Jahresabschlusses ist in den einzelnen Ländern unterschiedlich. Die Steuererklärungen unterscheiden sich von Land zu Land stark, auch wenn ihnen das gleiche Konzept zugrunde liegt. Es gibt Länder, in denen die Steuererklärung eines Unternehmens 2-3 Seiten umfasst und andere, in denen 40 Seiten nicht ausreichen. Jahresabschlüsse und Steuererklärungen sind ein Bereich, bei dem Sie auf einen kompetenten Service-Provider nicht verzichten können, damit er solche Dokumente für Sie erstellt.

  • Personalverwaltung
  • Auch wenn es bei Ihnen üblich ist, dass das „strategische Personalmanagement“ zentral innerhalb eines Konzerns durchgeführt wird, so gilt dies für die konkrete Umsetzung auf lokaler Ebene nicht unbedingt. Arbeitsverträge, Bedingungen für die Anstellung oder Kündigung eines Arbeitnehmers, Steuersysteme, Sozialversicherung etc. unterscheiden sich von Land zu Land erheblich. Es wird Aufgabe der Muttergesellschaft sein, sich über diese Unterschiede im Allgemeinen zu informieren, es ist aber dann Aufgabe der lokalen Dienstleister, die allgemeinen Anweisungen der Muttergesellschaf in gültige Vertragsbedingungen und in eine solide Betriebsführung umzusetzen. Wie alle Unternehmer wissen, können Fehler im Personal management sehr kostspielig sein. In diesem Bereich ist es unerlässlich, den lokalen Service-Provider rechtzeitig über wichtige Initiativen zu informieren, die Sie bei den Mitarbeitern Ihrer Filiale umsetzen wollen. Und befolgen Sie seine Ratschläge!

Fazit!

Ein wichtiger Teil einer erfolgreichen Eröffnung und Führung einer Vertriebsniederlassung im Ausland ist die Fähigkeit, zwischen Prozessen zu unterscheiden, deren Kontrolle zentralisiert bleiben muss, und Prozessen, die effizienter an einen erfahrenen Dienstleister ausgelagert werden können. Wie Sie feststellen werden – oder bereits festgestellt haben –, wird der beste lokale Partner nicht derjenige sein, der weniger kostet, sondern derjenige, der im Laufe der Zeit eine qualitativ hochwertige und zuverlässige Dienstleistung garantieren kann!

Antonio Canova

Mitglied der Kammer für Steuerberater, Mailand

alberto.canova@igacs.it | Tel: +39 (0)3297082740