Auftragsabwicklung

Bevor wir auf die technischen Aspekte der Auftragsabwicklung eingehen, ist es wichtig zu betonen, dass Sie mit Ihrem lokalen Service-Provider genau abklären müssen, was seine Aufgaben sind, wie sie ausgeführt werden sollen und was ihr Preis ist. Wenn Sie einen erfahreneN Outsourcing-Partner – wie InterGest – einsetzen, wird er Ihnen zuerst mehrere Dokumente vorlegen, die Ihnen und dem lokalen Dienstleister helfen, die jeweiligen Aufgaben und Phasen korrekt und zur Zufriedenheit aller auszuführen. Es wird daher sicherlich auch einen Dienstleistungsvertrag geben, in dem die Aufgaben und Preise sowie die Allgemeinen Vertragsbedingungen festgelegt sind. Darüber hinaus wird es auch Verfahrensanweisungen geben, die näher beschreiben, wie und wann bestimmte Aufgaben von wem ausgeführt werden sollen. Natürlich wird sich dieses Dokument im Laufe der Zeit ändern und am Anfang eher ein Entwurf sein, denn nur durch die Arbeit kann man den optimalen Prozess feinabstimmen.

Bei einer kommerziellen Tochtergesellschaft (die Ihre Produkte verkauft) ist das einzige Core-Business der Verkaufsprozess selbst, d. h. jener Teil, der sich auf das Management der Geschäftsbeziehungen und das Vertrauen zu Ihren Kunden bezieht. Daher ist es für Ihre
kaufmännischen Mitarbeiter wichtig, diesen Prozess umfassend und in enger Abstimmung mit der Muttergesellschaft zu steuern.

Bei der Eröffnung und Führung einer Vertriebsniederlassung im Ausland müssen Sie die Prozesse identifizieren, deren Kontrolle zentralisiert bleiben muss.

Häufig wird der Verkaufsprozess durch das gleiche EDV-System wie in der Muttergesellschaft unterstützt sein, so dass es möglich ist, die
Daten über die Kunden, die Besuche bei ihnen, ihre Präferenzen und die beim Verkauf angesetzten Bedingungen auf einem einzigen System zu verwalten.

Während es für die Buchhaltung möglich – und manchmal viel bequemer – ist, sich ganz auf einen Dienstleister zu verlassen, der mit lokaler Software arbeitet, die gut in die Jahresabschlüsse und die Steuererklärungen integriert ist, sollte bei der Verwaltung der Verkaufsphasen bis hin zu Bestellungen, Auftragsbestätigungen und Warenlieferungen, der Vorteil des Zentralsystems der Muttergesellschaft genutzt werden, in dem alle diese Prozesse verwaltet werden können.

Dieser Vorteil ist enorm, nicht nur wenn es eine zentrale Produktion oder ein zentrales Lager gibt, über das alle Verkäufe abgewickelt werden müssen, sondern weil dieses System auch alle Verkaufsinformationen sammelt, um bestimmte Nicht-Kernphasen (z. B. die Logistik) durch Dritte ausführen zu lassen.

Versuchen Sie daher, den Kernprozess Verkauf nach Möglichkeit auf Ihrem Computersystem aufrechtzuerhalten, auch wenn die Anfangsinvestition relativ hoch sein kann. Sie wird es wert sein.

Eine Empfehlung: Den Verkaufsprozess zentral zu halten bedeutet nicht, dass er nicht an die lokalen Gegebenheiten und Vorschriften angepasst werden sollte: Ein typisches Beispiel sind die „Allgemeinen Verkaufsbedingungen“. Sie müssen immer, ausgehend von den bei der Muttergesellschaft geltenden Bedingungen, sorgfältig an den lokalen Markt angepasst werden, um bei Ihren Kunden rechtlich gültig und
effektiv zu sein!

Paradoxerweise sind Buchhaltung, Inkasso, Rechnungslegung, Jahresabschlüsse, Erklärungen, aber auch das Personalmanagement (administrativer Teil) nicht als Kerngeschäftsprozesse für ein Tochterunternehmen oder eine Filiale anzusehen. Aufgrund der lokalen Besonderheiten werden sie viel effizienter und lokalisierter (Business is local!) von Ihrem Partner im OutsourcingManagement durchgeführt. Sehen wir uns die Bereiche kurz an:

• Inkasso und Kreditverwaltung

Dieser Prozess folgt ebenfalls den Regeln und Gepflogenheiten des Bestimmungslandes. Er kann von einem Service-Provider in Outsourcing, aber auch zentralisiert verwaltet werden, bis hin zur Factoring-Infra-Gruppe, die in vielen Ländern zugelassen ist, wodurch es der Muttergesellschaft möglich ist, die Verkäufe der Tochtergesellschaft direkt einzuziehen und die Finanzen zentral zu verwalten.

Achtung: Die Zahlungsbedingungen und rechtlichen Verfahren zur Einziehung eines Lieferguthabens sind von Land zu Land sehr
unterschiedlich, so dass es immer notwendig sein wird, nach den örtlichen Vorschriften vorzugehen, wenn eine Zahlung von einem
Ihrer Kunden nicht erfolgt ist!

• Rechnungslegung, Jahresabschlüsse und Steuererklärungen

Wenn die Konten auf lokalen Systemen verwaltet werden, ist ein periodisches Reporting erforderlich, damit Sie die konzerninternen Daten konsolidieren können. Heute ist auch der automatische Overnight-Austausch aller Buchhaltungsdaten weit verbreitet, um ein zentrales Gesamtbild der Buchungen der Tochtergesellschaft zu erhalten. Bei Jahresabschlüssen und Steuererklärungen als Abschlussereignisse und periodischen Ereignissen wie etwa bei den Umsatzsteuer-Voranmeldungen der gewerblichen Tätigkeit ist folgendes zu beachten: Der Jahresabschluss folgt in der Regel bis auf wenige Ausnahmen den lokalen Rechnungslegungsstandards und hat in Bezug auf die Begleitdokumente, wie Lagebericht oder der Anhang zur Bilanz, von Land zu Land ein sehr unterschiedliches Aussehen. Auch der Prozess der Genehmigung des Jahresabschlusses ist in den einzelnen Ländern unterschiedlich. Die Steuererklärungen unterscheiden sich von Land zu Land stark, auch wenn ihnen das gleiche Konzept zugrunde liegt. Es gibt Länder, in denen die Steuererklärung eines Unternehmens 2-3 Seiten umfasst und andere, in denen 40 Seiten nicht ausreichen. Jahresabschlüsse und Steuererklärungen sind ein Bereich, bei dem Sie auf einen kompetenten Service-Provider nicht verzichten können, damit er solche Dokumente für Sie erstellt.

• Personalverwaltung

Auch wenn es bei Ihnen üblich ist, dass das „strategische Personalmanagement“ zentral innerhalb eines Konzerns durchgeführt wird, so gilt dies für die konkrete Umsetzung auf lokaler Ebene nicht unbedingt. Arbeitsverträge, Bedingungen für die Anstellung oder Kündigung eines Arbeitnehmers, Steuersysteme, Sozialversicherung etc. unterscheiden sich von Land zu Land erheblich. Es wird Aufgabe der Muttergesellschaft sein, sich über diese Unterschiede im Allgemeinen zu informieren, es ist aber dann Aufgabe der lokalen Dienstleister, die allgemeinen Anweisungen der Muttergesellschaft in gültige Vertragsbedingungen und in eine solide Betriebsführung umzusetzen. Wie alle Unternehmer wissen, können Fehler im Personalmanagement sehr kostspielig sein. In diesem Bereich ist es unerlässlich, den lokalen Service-Provider rechtzeitig über wichtige Initiativen zu informieren, die Sie bei den Mitarbeitern Ihrer Filiale umsetzen wollen. Und befolgen Sie seine Ratschläge!

Ein wichtiger Teil einer erfolgreichen Eröffnung und Führung einer Vertriebsniederlassung im Ausland ist die Fähigkeit, zwischen Prozessen zu unterscheiden, deren Kontrolle zentralisiert bleiben muss, und Prozessen, die effizienter an einen erfahrenen Dienstleister ausgelagert werden können. Wie Sie feststellen werden – oder bereits festgestellt haben –, wird der beste lokale Partner nicht derjenige sein, der weniger kostet, sondern derjenige, der im Laufe der Zeit eine qualitativ hochwertige und zuverlässige Dienstleistung garantieren kann!